Jedan od osnovnih, možda i najvažniji resurs, svake poslovne organizacije čine ljudi koji u njoj rade. Svojim znanjem i veštinama, odlučujuće doprinose stvaranju dodatnih vrednosti preduzeća.
Upravljanje ljudskim resursima (HRM – Human Resource Management), obuhvata sve aktivnosti i procese iz domena planiranja, regrutovanja, usavršavanja i praćenja kadrova sa jedinim ciljem stalnog poboljšanja performansi poslovne organizacije.
Kvalitetan HRM sistem treba da obezbedi praćenje potencijalnih kadrova, kvalitetnu selekciju, uvođenje kadrova u poslovni sistem, kao i njihovo stalno praćenje i usavršavanje sa ciljem da obezbedi kontinuitet njihove produktivnosti i poslovne sposobnosti u uslovima koji zahtevaju permanentno praćenje novih dostignuća, trendova i znanja.
Kroz kontinuirano praćenje i analiziranje potreba i ambicija zaposlenih treba da obezbedi stalno unapređenje organizacije rada, radne sredine, sredstava za rad i time obezbedi promene koje utiču na zadovoljstvo radnika, a samim tim i na njihove rezultate rada i spremnost na promene.
Upravo HRM procesi generišu šemu organizacije poslovnog sistema, kao i evidencije radnih mesta i zaposlenih. One predstavljaju jedan od osnovnih skupova podataka na kojima se zasniva integrisani informacioni sistem za upravljanje poslovanjem (ERP – Enterprise Resource Planning). Gotovo svi drugi informacioni podsistemi koriste navedene podatke, povezujući ih sa konkretnim događajima, poslovnim i finansijskim promenama, ili bilo kojim drugim činiocima poslovanja. Zato je kvalitet, konzistentnost i obezbeđivanje kompletne istorije podataka u okviru HRM od ključnog značaja za efikasnost i upotrebljivost ukupnog ERP sistema.
HR modul kao deo informacionog sistema
Baza podataka HRM modula predstavlja integralni deo jedinstvene baze podataka sistema UniDocs Business Box. Razvijena je tako da obezbedi vođenje svih podataka o organizaciji poslovnog sistema, evidenciji i preciznom opisu radnih mesta, svim privremeno i stalno zaposlenim licima, bivšim zaposlenima, članovima njihovih porodica, kao i kandidatima za zaposlenje, stipendistima i drugim licima koji predstavljaju deo kadrovskog potencijala preduzeća. Baza HRM sadrži i rasporede na radna mesta i/ili projektne timove, kao i sve promene izazvane različitim vrstama odsustva ili posebnih zadataka.
U bazi se čuva i kompletna istorija podataka, što obuhvata istoriju organizacionih šema, radnih mesta, rasporeda zaposlenih, promena na rasporedima, kao i podaci o svm događajima u vezi sa kadrovima.
Modul HRM sadrži aplikacije koje automatizuju odvijanje svih procesa u vezi sa planiranjem, angažovanjem i praćenjem kadrova, planiranjem i definisanjem organizacije i radnih mesta, usavršavanjem kadrova kroz obavezne i dopunske obuke i svim drugim aspektima upravljanja kadrovima i organizacijom preduzeća.
Sve aplikacije su potpuno integrisane u UniDocs platformu za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima i obezbeđuju automatizovano generisanje svih vrsta ugovora, aneksa, rešenja i drugih dokumenata iz HRM domena u elektronskom obliku. U okviru sistema se vodi i dosije svakog zaposlenog koji sadrži skup svih dokumenata koji su sa njim povezani. Na taj način HRM koristi sve funkcionalnosti UniDocs sistema, kao što su čuvanje, razmena, arhiviranje, elektronsko potpisivanje dokumenata, čime je obezbeđeno da upravljanje dokumentima i poslovnim procesima bude integralni deo HRM modula.
Modul obuhvata i kompletnu funkcionalnost za automatizovano evidentiranje i praćenje prisustva na radu, određivanje varijabilnih delova naknade za rad, kao i određivanje svih standardnih dodataka i odbitaka, koji zajedno čine osnov za obračun plate za određeni period.
Sastavni deo HRM modula je i podsistem za praćenje zaduženja osnovnih sredstava i inventara, kao i zaduživanja zaštitnih sredstava i opreme, alata i slično. Zaduženja mogu biti na nivou konkretnog zaposlenog ili na nivou organizacione celine, a sistem uvek kontroliše da li se ona obavljaju u skladu sa definisanim pravilima uspostavljenim u okviru preduzeća.
Dodatno, modul sadrži i kompletan skup alata neophodnih za praćenje svih parametara vezanih za zaštitu na radu. Obezbeđuje evidentiranje svih događaja od značaja za poslove u vezi zaštite na radu, kao što su povrede na radu, bolesti i drugi događaji. Ove funkcionalnsti, kombinovane sa planiranjem i praćenjem obaveznih obuka i posebnim izveštajima iz ovog domena, omogućuvaju stvarno upravljanje poslovima zaštite na radu, kao i stalno unapređenje bezbednosti radne sredine.
Sve aplikativne celine se mogu delegirati konkretnim korisnicima sistema univerzalnim sistemom za formiranje dozvola i ograničenja pristupa i na taj način prilagoditi konkretnoj organizaciji i ovlašćenjima unutar nje, bez obzira na vrstu ili veličinu preduzeća ili organizacije.
Kao i svi ostali moduli UniDocs Business Box, HRM modul se lako prilagođava konkretnoj organizaciji i rasporedu poslova i odgovornosti u okviru preduzeća. Otvoren je i lako se integriše sa informacionim podsistemima drugih proizvođača, a sa ostalim modulima UniDocs Business Box sistema se uklapa jednostavno, kao element idelano uklopljene slagalice.
HRM modul je usklađen sa zahtevima svih poslovnih standarda koji se u okviru preduzeća primenjuju, među kojima su standardi serije ISO 9000, 27000 i 20000.
Koristi od uvođenja HR modula
UniDocs Business Box HRM modul obezbeđuje potpunu konzistentnost i integritet svih kadrovskih dokumenata i podataka. Jednostavno, formiranjem svakog od rešenja automatski se ažuriraju svi prateći podaci, a sam dokument se u elektronskom obliku automatski smešta u dosije zaposlenog. Sve međusobne zavisnosti dokumenata se uspostavljaju automatski, bez mogućnosti da se javi bilo koje neslaganje.
Precizno definisana organizacija, radna mesta, subordinacija zaposlenih, i ostali načini klasifikovanja obezbeđuju da se svaki prihod i trošak precizno adresira, što omogućuje izuzetne mehanizme merenja produktivnosti, profitabilnosti i efikasnosti pojedinaca, organizacionih jedinica i doprinosi stalnom poboljšanju efikasnosti ukupnog preduzeća.
Bogatstvo zabeleženih podataka i događaja, kao i sve navedene funkcionalnosti HRM modula garantuju neprekidno usavršavanje svakog zaposlenog pojedinca, poboljšanje organizacije poslovnog sistema, uslova rada, radne sredine i bezbednosti na radu. Kvalitetna organizacija i zadovoljni zaposleni garancija su uspeha svakog preduzeća.
