Arhivska knjiga

Šta je arhivska knjiga?

Arhivska knjiga predstavlja osnovu za evidentiranje arhivske građe i sačinjena je po obrascu koji je definisan u Pravilniku o obrascu arhivske knjige.

Arhivska knjiga dostavlja se nadležnom Arhivu u jednom primerku uz obavezan prateći dopis i to najkasnije do 30.04. tekuće godine, i to za prethodnu godinu.

Može se voditi i u elektronskom obliku – što vam omogućava UniDocs. Uz UniDocs digitalizacija će biti izvršena na način da održi autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata.

Podaci se u Arhivsku knjigu unose hronološki, odnosno po trenutku nastanka.

Šta kaže Zakon?

 Digitalizacija podrazumeva arhiviranje dokumenata u elektronskom obliku, Zakonom o arhivskoj građi predviđa da se da se:

  • arhivska građa u elektronskom obliku trajno čuva, a 
  • arhivska građa u papirnom obliku čuva do roka predviđenog zakonom za određene kategorije dokumenata.

Kompanije su od svog postanka preuzele dve uloge:

  • prva uloga je stvaralac arhivske građe,
  • druga uloga je imalac arhivske građe.

Sve obaveze koje kompanije moraju da ispune imaju za cilj da se arhivska građa i dokumentarni materijal savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju u onom obliku u kome su nastali.

Zato stvaralac i imalac arhivske građe ima obavezu da:

  1. obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala – ovo je bliže pojašnjeno Pravilnikom o bližim uslovima za obezbeđenje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala
  2. odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom,
  3. evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal,
  4. predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom,
  5. osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu,
  6. vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu,
  7. dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini,
  8. pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.),
  9. odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka
  10. omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala,
  11. obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

Postoje li kazne za nepoštovanje zakona?

Za neispunjavanje obaveza iz Zakona o arhivskoj građi pravno lice može biti kažnjeno i novčanom kaznom u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara, a odgovorno lice u pravnom licu novčanom kaznom do 150.000 dinara.

Šta je rešenje?

UniDocs arhivska knjiga vam pruža potpuno rešenje za digitalno arhiviranje dokumentacije na osnovu zakona.

Zašto izabrati UniDocs?

OSA Računarski inženjering, kompanija koja je tvorac UniDocs-a, posluje u Srbiji preko tri decenije. Naš brend je znak kvaliteta, a naši ljudi vrhunski stručnjaci. Uz naš softver možete računati na stalnu podršku i razvoj softvera. 

Kako da nas kontaktirate?

Igor Damjanović

Rukovodilac prodajnog programa

Tel: 065 381 29 90

igor.damjanovic@osa.rs

“Ja ću vam pomoći da rešite sve nedoumice u vezi digitalizacije, upravljanja i arhiviranja dokumentacije.”