Najčešći izazov sa kojim se susreću kompanije prilikom obrade ulazne poslovne dokumentacije jeste upravljanje ulaznom finansijskom dokumentacijom.
Problemi sa kojima se kompanije najčesće susreću su:
Za većinu organizacija ulazna finansijska dokumentacija počinje da postoji tek kada dođe do odgovarajućih službi, kao što su finansije i računovodstvo tj. kada se pristupi njihovoj obradi u ERP ili knjigovodstveno računovodstvenom sistemu. Pre ovog trenutka, u zavisnosti od veličine i složenosti poslovnog sistema, ovi dokumenti prolaze put kroz nekoliko radnih mesta koja se nalaze u različitim organizacionim celinama preduzeća a koja su neretko i fizički dislocirana. Na tom putu ovi dokumenti se obavezno zavode, a zatim šalju na dalju proveru, odobrenje i overu kako bi konačno bili predati u finansije na plaćanje i računovodstvo na obradu.
Veoma često ulazni računi prolaze kroz veći broj provera i odobrenja i dobijaju po desetak, pa i više parafa pre nego što budu konačno odobreni za plaćanje. Ovaj proces obično traje prilično dugo, dokumenti se gomilaju, često stoje na nekoj od tačaka provere, a prepoznavanje prioriteta i pronalaženje pojedinačnih dokumenata u procesu postaje veoma teško, često i nemoguće.
Za automatizaciju i uspešno upravljanje ovim delom procesa obrade ulaznih računa korišćenjem UniDocs DMS sistema za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima (Document / Workflow Management System) sve postaje neprocenjivo brže, jednostavnije i transparentnije. Implementacija UniDocs DMS-a omogućava uvođenje dokumenata u elektronsku evidenciju i arhivu, zavođenje, dodavanje metapodataka, razmenu među korisnicima radi verifikacije i overe i potencijalno prenošenje svih podataka u ERP sistem koji je već implementiran u organizaciji zbog dalje računovodstvene obrade i plaćanja. Svako od radnih mesta kroz koja dokument prolazi, obavljajući svoj deo posla vrši deo obrade i unosa podataka, čime se u potpunosti ostvaruje koncept da se podaci unose na mestu njihovog nastanka i nikada se ne prepisuju.
Svi učesnici u procesu rade sa elektronskom verzijom dokumenta koja je nastala skeniranjem, uvoženjem sa email-a, sa mrežnog diska ili sa elektronski izdatom ulaznom fakturom (koja može u sebi sadržati i elektronski potpis pošiljaoca). Papirni originali se mogu odmah po prijemu i skeniranju odložiti u fizičku arhivu.
Sistem poštuje unapred definisan tok kretanja dokumenta kao i prava i dozvole korisnika u radu nad istim. Na taj način korisnik će raditi po već definisanim procedurama i pravilima poslovanja, koje mu nalaže opis radnog mesta, i to sve kroz jedinstven korisnički interfejs.
Posebno je važan aspekt višestruke elektronske overe koja se u UniDocs DMS-u veoma jednostavno za samo nekoliko minuta prilagođava svakom poslovnom sistemu. Broj overa može biti neograničen, a njihov redosled prilagođen pravilima koja važe u okviru preduzeća. Svaka overa može, a ne mora biti praćena i elektronskim potpisivanjem dokumenta.
Ovakvim načinom obrade ulaznih finansijskih dokumenata obezbeđuje se stalna i potpuna kontrola nad procesom, potpuna sledljivost posla, a u svakom trenutku je poznato mesto i stanje obrade svakog od dokumenata, mnogo pre njihove završne računovodstvene obrade. Svaki račun, ili bilo koji drugi ulazni finansijski dokument se može pronaći za svega nekoliko sekundi.
Ulazni finansijski dokumenti tokom procesa obrade mogu biti pridruženi određenim elektronskim fasciklama/predmetima u kojima su već sadržani ostali dokumenti vezani za konkretan posao (Ugovor, Porudžbina, Zapisnik…)
Do sada smo imali veliki broj uspešnih implementacija procesa upravljanja ulaznom finansijskom dokumentacijom, a za najveći broj je izvršena i integracija sa postojećim ERP rešenjima renomiranih proizvođača među kojima su Microsoft Navision, Pantheon, ABSoft i drugi.
Implementiraje UniDocs DMS i obezbedite:
Pored podrške poslovanju preduzeća svih vrsta, veličina i delatnosti, UniDocs je izuzetno pogodan za rešavanje složene problematike e‑uprave na integrisan i sveobuhvatan način. Do sada smo, u saradnji sa Kancelarijom za informacione tehnologije i elektronsku upravu Republike Srbije, imali priliku da razvijemo veliki broj softverskih servisa koji članicama državnih organa omogućavaju da kroz UniDocs sistem koriste podatke dostupne putem zvanične servisne magistrale (podaci APR-a, Poreske uprave, CROSO,… ) ili putem direktne servisne komunikacije sa institucijama poput APR-a, Narodnom bankom Srbije itd. Takođe razvijen je niz servisa i interfejsa prema prostornim (GIS) bazama podataka koji su već primenjeni u okviru različitih podsistema državne i lokalne uprave što otvara realnu mogućnost da se sa ograničenim ulaganjima i u prihvatljivo kratkim rokovima implementiraju složeni integrisani upravni sistemi, kao što je izdavanje građevinskih dozvola, urbanističko‑tehničkih uslova i slično.
UniDocs obezbeđuje potpunu usklađenost sa zakonskom regulativom i standardima vezanim za elektronske dokumente, kancelarijsko poslovanje, kvalifikovani elektronski potpis, bezbednost informacija a sve to je obavezni preduslov za implementaciju rešenja iz domena elektronske uprave.
Da ovo nisu samo teoretske mogućnosti, pokazuje i niz uspešnih projekata koji su realizovani a među kojima treba spomenuti sisteme za podršku dodele bespovratnih sredstava malim i srednjim preduzećima (Ministarstvo privrede), upravljanje gradskim građevinskim zemljištem (Novi Sad), elektronsko izdavanje seizmoloških uslova (Seizmološki zavod Srbije), centralni registar planskih akata Srbije, izdavanje urbanističko‑tehničkih uslova, građevinskih i upotrebnih dozvola za objekte u Crnoj Gori, kao i popis i upravljanje imovinom u velikom broju opština I gradova (Požarevac, Kruševac, Aleksinac, Smederevo, Malo Crniće, Žabari, Velika Plana, Petrovac na Mlavi, Veliko Gradište, Golubac, Žagubica, Kučevo…).
Kao i kod upravljanja poslovanjem preduzeća, i u okviru e‑uprave suštinski se rešava kompletan skup poslovno‑dokumentacionih procesa vezanih za državnu upravu, među kojima su i svi poslovi u vezi sa zakonom o planiranju i izgradnji. U ovu grupu spadaju svi procesi vezani za katastar nepokretnosti, planska akta, građevinsko zemljište, infrastrukturu i završavaju se procesima izdavanja građevinskih i na kraju upotrebnih dozvola za nove i rekonstruisane objekte.
Efikasnost sistema u domenu e‑uprave garantovana je i činjenicom da familija UniDocs programskih rešenja obezbeđuje sve potrebne funkcionalnosti u Web i desktop okruženju, čime se obezbeđuje i postavljanje efikasnih modula preko kojih građani i privreda imaju javni pristup e‑upravi, kao i potpuna automatizacija procesa u okviru kancelarijskog poslovanja u državnoj i lokalnoj upravi. Međuresorska razmena dokumenata, kao i razmena s preduzećima i građanima, obezbeđena je i podrškom dokumentacionom XML formatu (DDL), kao i ostalim standardnim formatima za razmenu podataka koja je podržana u okviru UniDocs sistema.
Modularni koncept, univerzalnost modula, izuzetno otvorena softverska arhitektura i bogato razvojno okruženje (API) UniDocs rešenja, kao i značajno stečeno iskustvo, obezbeđuju da se ispune ključni zahtevi koji se u današnjim uslovima poslovanja stavljaju pred preduzeća, a posebno državne organe.
Korišćenjem UniDocs softvera, integrisana i sveobuhvatna rešenja implementiraju se u kratkim rokovima, a još važnije, uz ograničena ulaganja, što je imperativ u vremenu krize koja zahteva povećanu efikasnost, uz najmanje moguće troškove.
UniDocs je naš proizvod, pa nikakva „lokalizacija“, prevođenje i prilagođavanje domaćoj zakonskoj regulative nisu potrebni. Činjenica da je srpski osnovni jezik uz potpunu i konkurentnu podršku ćiriličnom i latiničnom pismu kao i drugim jezicima, UniDocs čini izuzetno pogodnim za implementaciju u okviru e‑uprave, ali i u sve ostale poslovne sisteme.
Ukoliko imate implementiran ili želite da implementirate sistem upravljanja kvalitetom (QMS – Quality Management System) i/ili sistem bezbednosti informacija (ISMS – Information Security Management System), a pitate se kakvo je mesto i uloga DMS (Document Management System) sistema u ovoj oblasti pokušaćemo to sažeto da vam objasnimo na primeru našeg UniDocs DMS-a.
Poslovni informacioni sistemi, popularni ERP, su zasnovani na struktuiranim bazama podataka kojima upravljaju DBMS softveri kao što su Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, itd. Ovi softverski sistemi imaju sisteme zaštite pristupa, dozvola i ograničenja koji garantuju visok tehnički nivo bezbednosti podataka (poverljivosti, potpunosti i raspoloživosti). Međutim, prema zahtevima međunarodnog standarda ISO/IEC 27001 to nije sve što je neophodno za valjan sistem rukovođenja bezbednošću informacija.
Podaci o činiocima poslovanja uvek dolaze na odgovarajućim dokumentima, sa kojih se u ERP bazu podataka prepisuju. Istovremeno, podaci koji se u ERP proizvode uvek završavaju na izveštajima i izlaznim dokumentima, koji se u najvećem broju štampaju i tako nadalje koriste.
Najčešće, gotovo po pravilu, između ulaznih i izlaznih dokumenata i podataka u ERP ne postoji nikakva povezanost, čime je narušen vid bezbednosti „potpunost“.
Ne treba zaboraviti činjenicu da se u slučaju provere bilo koje vrste uvek i jedino proverava izvorni dokument na osnovu koga je bilo kakva promena ili obaveza nastala. Zato je čuvanje dokumenta i obezbeđivanje njegove usklađenosti sa podacima jedan od najznačajnijih zahteva.
Zbog toga kompanije pribegavaju različitim načinima čuvanja dokumenata u elektronskom obliku. Ulazni dokumenti se često skeniraju, a izlazni čuvaju u elektronskom obliku u formatu u kome su oblikovani. Najčešće ovi dokumenti se čuvaju na tzv. fajl serverima, veza između njih i podataka u ERP ne postoji, dokumenti se gomilaju i sve teže pronalaze, a njihova bezbednost u pogledu „raspoloživosti“ je na niskom nivou.
Programski sistem UniDocs spada u grupu sistema koji savršeno obezbeđuje dva vida suštine bezbednosti informacija prema ISO/IEC 27001, uz najviši nivo upotrebljivosti organizovanih elektronskih dokumenata, i to:
UniDocs svakoj organizaciji koja uvodi i održava sistem kvaliteta (QMS – Quality Management System) i sistem bezbednosti informacija (ISMS – Information Security Management System) rešava pitanje efikasnog uvođenja, potvrđivanja i održavanja sistemske dokumentacije vezane za navedene sisteme, uz istovremeno jednostavno ispunjavanje svih bezbednosnih zahteva vezanih za smeštanje, organizaciju, upravljanje, praćenje i korišćenje dokumenata u elektronskom obliku.
UniDocs-ove funkcionalnosti za autentikaciju, elektronsko potpisivanje, upravljanje dozvolama i ograničenjima, vođenje istorije događaja, upravljanje revizijama dokumenata i objavljivanje i distribuciju dokumenata omogućuju da se svi tehnički zahtevi bezbednosti elektronskih dokumenta prema ISO 27000 zadovolje samim uvođenjem softvera u primenu.
Potpunu bezbednost obezbeđuje UniDocs AppServer koji sadrži servise za upravljanje fajlovima dokumenata i obezbeđuje celovitu logiku imenovanja i smeštanja fajlova dokumenata. Fajlovi dokumenata su potpuno bezbedno smešteni i sačuvani od bilo kakvog zlonamernog pristupa ili slučajnih grešaka korisnika računarske mreže. Zajedno sa UniDocs podsistemom za pretraživanje, dokumente čini dostupnim u vremenu od samo nekoliko sekundi. Imajući u vidu ugrađenu logiku smeštanja i imenovanja fajlova, uz UniDocs nije potrebno postavljanje skupih storidž sistema sa sopsvenom logikom za smeštaje i imenovanje, već je dovoljno obezbediti samo odgovarajući kapacitet standardnih storidž-a ili diskova na file serverima u mreži.
Ovakvim pristupom se efikasno može automatizovati i poslovanje kompanije, kao i uvođenje i održavanje QMS i ISMS i obezbediti stvarno jedinstvo podataka i dokumenata. Pri tome se znatno uprošćavaju i automatizuju svi procesi upravljanja sistemskim dokumenatima QMS i ISMS, a posebno upravljanje revizijama i pouzdana, brza i jednostavna raspodela dokumenata u okviru organizacije.
