Članak Borisa Damjanovića, direktora razvoja OSA Računarskog inženjeringa.
Uvođenjem sistema za razmenu elektronskih faktura u Poreskoj upravi Srbije (eFaktura), pored obaveza koje donosi preduzećima donosi i priliku za značajno unapređenje internih poslovnih procesa. Elektronska faktura omogućuje da se pojedine aktivnosti u okviru procesa prepuste robotima (softverskim servisima) i one obave bez učešća ljudskog rada, potpuno precizno, tačno i efikasno.
Imajući u vidu da sistem eFaktura obuhvata razmenu finansijskih dokumenata u koje, osim faktura spadaju i avansni račun, odobrenje i zaduženje, skup internih procesa koji se mogu dodatno automatizovati, ubrzati i obaviti uz minimalno učešće ljudskog rada je još veći.
eFaktura donosi i potrebu za uvođenje potpuno novih ovlašćenja u okviru poslovnog sistema, koja do sada nisu postojala u takvom, eksplicitnom obliku. Svaka od navedinih ovlašćenja u okviru informacionog sistema mora biti precizno delegirano i kontrolisano, uz obezbeđivanje potpune sledljivosti.
Skup podataka svakog računa u okviru sistema eFaktura sadrži i stavke računa, odnosno artikle ili usluge sa njihovim šiframa , jediničnim cenama, količinama, jedinicama mere, kao i podacima o ukupnoj ceni i PDV-u za svaku od stavki. Ovaj dodatni skup podataka koji do sada nije obrađivan pri prijemu ulaznih računa omogućuje da se lanac poslova vezanih za upravljanje zalihama i sredstvima ubrza, unapredi, prepusti softverskim servisima i tako uštedi ogroman broj sati ljudskog rada, uz značajno smanjenje broja grešaka koje su nastajale prilikom unosa i obrade podataka.
Da bi sve navedene mogućnosti bile iskorišćene neophodno je sprovesti nekoliko najvažnijih unapređenja vezanih za poslovni i informacioni sistem firme:
- neophodno je jasno prepoznati nove formalne nadležnosti, ugraditi ih u poslovna pravila i procese i jasno utvrditi kome se i kako delegiraju ovlašćenja za obavljanje novih formalnih aktivnosti;
- uvesti nove module informacionog sistema koji će obezbediti rad sa sistemom eFaktura, podržati nove aktivnosti, i
- promeniti i unaprediti postojeće module informacionog sistema na način koji će obezbediti puno korišćenje gore navedenih grupa podataka i automatizaciju internih procesa u domenu upravljanja zalihama i sredstvima, formiranju i ažuriranju knjiga ulaznih i izlaznih računa, i slično.
Svako će odmah primetiti da je potrebno investirati u navedene promene. To je naravno sasvim tačno, ali da bi se obavezna ulaganja u prilagođavanje novim zakonskim obavezama koje dolaze sa obaveznom primenom elektronskih faktura pretvorila u unapređenja, povećanja efikasnosti, a sami tim i uštede promene je neophodno sprovesti na pravi način. Uštede koje će se u tom slučaju ostvarivati će veoma brzo višestruko nadmašiti uloženo.
Nove aktivnosti i ovlašćenja
Zajedno sa sistemom eFaktura uvedena je aktivnost eksplicitnog prihvatanja i odbijanja ulaznih računa i ostalih finansijskih dokumenata. Prihvatanja ili odbijanje dokumenta je dopuna svima dobro poznatog sistema višestruke interne overe ulaznih računa i ni na koji način ga ne isklučuje.
Prihvatanje ulaznog računa, odnosno finansijskog dokumenta znači da taj račun tada:
- ulazi u Knjigu ulaznih računa primaoca, odnosno u njegovu evidenciju PDV-a,
- ulazi u Knjigu izlaznih računa izdavaoca, jer on to prihvatanje povratno dobija kroz sistem eFaktura, i
- u poreskoj upravi se evidentira kao deo obaveze, odnosno mogućeg odbitnog poreza kod izdavaoca i primaoca dokumenta.
Zbog navedenog, ovlašćenje za obavljanje aktivnosti prihvatanja i odbijanja ulaznih finansijskih dokumenata mora biti uvršteno u poslovna pravila i procese u preduzeću, a nadležnost delegirana odgovarajućem licu.
Ujedno informacioni sistem mora da podrži kontrolisano izvođenje navedene aktivnosti, kontrolu ovlašćenja za njeno obavljanje, kao i sledljivost njenog izvođenja.
Fakture, uvođenjem novog sistema postaju elektronske u svom originalu. Fakture i ostali finansijski dokumenti se moraju čuvati u periodu određenom odgovarajućim zakonima. Ovaj put fakture se čuvaju u elektronskom obliku, pa preduzeće treba da obezbedi odgovarajući sistem za arhiviranje i čuvanje elektronskih dokumenata, koji će među ostalim vrstama elektronskih dokumenata čuvati i fakture, avansne račune, odobrenja i zaduženja razmenjena kroz sistema eFaktura.
Poreska uprava Srbije je svim privrednim subjektima na raspolaganje stavila veb portal pomoću koga se mogu obavljati sve aktivnosti vezane za sistem eFaktura, odnosno svi poslovi koje propisuje Zakon. Svako pravno lice može odrediti jednog ili više zaposlenih da sve poslove vezane za elektronske fakture obavlja korišćenjem portala. U takvom slučaju prijem, prihvatanje, odnosno formiranje izlaznih računa i kontrola njihovog statusa odvija potpuno nezavisno od informacionog sistema firme, pa se unos i ažuriranje podataka mora obavljati potpuno ručno, ili uz ogromno učešće ljudskog rada. Konačna posledica je smanjenje efikasnosti poslovnih procesa, veći ljudski rad i na kraju dodatni troškovi poslovanja. Dakle, ovo sigurno nije pravi put.
U okviru sistema eFaktura obezbeđen je i skup softverskih servisa Centralnog posrednika, koji omogućuje da svi podaci i sami finansijski dokumenti razmenjuju automatski, međusobnom komunikacijom softverskih servisa, odnosno robota koji razmenjuju i automatski obrađuju podatke i distribuiraju dokumente na odgovarajuće adrese u okviru informacionog sistema preduzeća.
Primenom ovakvih softverskih servisa moguće je obezbediti integraciju između informacionog sistema preduzeća i sistema eFaktura i tako iskoristiti sve njegove potencijalne prednosti. Činjenica da elektronska faktura sadrži sve podatke u obliku razumljivom robotu omogućuje da softverski servisi obave niz aktivnosti za koje su do sada bili zaduženi ljudi. Činjenica da su podaci sigurno tačni i potpuni obezbeđuje da potpuno nestanu sve moguće greške prilikom njihovog unosa i ažurianja koje su do sada obavljali ljudi. Dakle, ovo je sigurno put ka uštedama, ubrzanjima i poboljšanju efikasnosti u svakom preduzeću.
Mi, u OSA-i smo zbog toga rešili da napravimo novu generaciju UniDocs rešenja u domenu upravljanja ulaznim i izlaznim računima i pokušamo da sve aktivnosti maksimalno automatizujemo, prepustimo softverskim servisima, uz istovremeno obezbeđivanje potpune kontrole procesa i sledljivosti aktivnosti i podataka. Tako verujemo da obavezu pretvaramo u korist, obezbeđujući viši nivo efikasnosti, preciznosti i kontrole uz znatne uštede.
Ovo je tek prvi od nekoliko članaka koje na ovu temu planiram da objavim. Ako Vas interesuje pratite, a ujedno Vam se puno zahvaljujem na strpljenju da sve prethodno pročitate.
Za sve što Vas interesuje pišite na: boris.damjanovic@osa.rs ili unidocs@osa.rs.
