Najčešći izazov sa kojim se susreću kompanije prilikom obrade ulazne poslovne dokumentacije jeste upravljanje ulaznom finansijskom dokumentacijom.
Problemi sa kojima se kompanije najčesće susreću su:
- Informacija o tome da je pristigao ulazni finasijski dokument, koji predstavlja trošak, ali i određenu zakonsku obavezu, nije pravovremeno dostupna svima kojima je potrebna;
- Gubljenje dokumentacije u procesu obrade i distribucije je vrlo česta pojava;
- Razmena papirnog finansijskog dokumenta između poslovnih jedinica, najčešće sa ciljem overe troškova, je dosta dug proces;
- Nemogućnost praćenja dokle se stiglo u procesu obrade tj. informacije kod koga se dokument trenutno nalazi;
- Nemogućnost automatskog kreiranja različitih vrsta izveštaja koji bi u trenutku dali tačnu informaciju o pristiglim obavezama ( još pre nego što su evidentirane u knjigovodstveno računovodstveni softver), troškovima sektora pa samim tim i o planovima i predviđanjima za budući period;
Za većinu organizacija ulazna finansijska dokumentacija počinje da postoji tek kada dođe do odgovarajućih službi, kao što su finansije i računovodstvo tj. kada se pristupi njihovoj obradi u ERP ili knjigovodstveno računovodstvenom sistemu. Pre ovog trenutka, u zavisnosti od veličine i složenosti poslovnog sistema, ovi dokumenti prolaze put kroz nekoliko radnih mesta koja se nalaze u različitim organizacionim celinama preduzeća a koja su neretko i fizički dislocirana. Na tom putu ovi dokumenti se obavezno zavode, a zatim šalju na dalju proveru, odobrenje i overu kako bi konačno bili predati u finansije na plaćanje i računovodstvo na obradu.
Veoma često ulazni računi prolaze kroz veći broj provera i odobrenja i dobijaju po desetak, pa i više parafa pre nego što budu konačno odobreni za plaćanje. Ovaj proces obično traje prilično dugo, dokumenti se gomilaju, često stoje na nekoj od tačaka provere, a prepoznavanje prioriteta i pronalaženje pojedinačnih dokumenata u procesu postaje veoma teško, često i nemoguće.
Za automatizaciju i uspešno upravljanje ovim delom procesa obrade ulaznih računa korišćenjem UniDocs DMS sistema za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima (Document / Workflow Management System) sve postaje neprocenjivo brže, jednostavnije i transparentnije. Implementacija UniDocs DMS-a omogućava uvođenje dokumenata u elektronsku evidenciju i arhivu, zavođenje, dodavanje metapodataka, razmenu među korisnicima radi verifikacije i overe i potencijalno prenošenje svih podataka u ERP sistem koji je već implementiran u organizaciji zbog dalje računovodstvene obrade i plaćanja. Svako od radnih mesta kroz koja dokument prolazi, obavljajući svoj deo posla vrši deo obrade i unosa podataka, čime se u potpunosti ostvaruje koncept da se podaci unose na mestu njihovog nastanka i nikada se ne prepisuju.
Svi učesnici u procesu rade sa elektronskom verzijom dokumenta koja je nastala skeniranjem, uvoženjem sa email-a, sa mrežnog diska ili sa elektronski izdatom ulaznom fakturom (koja može u sebi sadržati i elektronski potpis pošiljaoca). Papirni originali se mogu odmah po prijemu i skeniranju odložiti u fizičku arhivu.
Sistem poštuje unapred definisan tok kretanja dokumenta kao i prava i dozvole korisnika u radu nad istim. Na taj način korisnik će raditi po već definisanim procedurama i pravilima poslovanja, koje mu nalaže opis radnog mesta, i to sve kroz jedinstven korisnički interfejs.
Posebno je važan aspekt višestruke elektronske overe koja se u UniDocs DMS-u veoma jednostavno za samo nekoliko minuta prilagođava svakom poslovnom sistemu. Broj overa može biti neograničen, a njihov redosled prilagođen pravilima koja važe u okviru preduzeća. Svaka overa može, a ne mora biti praćena i elektronskim potpisivanjem dokumenta.
Ovakvim načinom obrade ulaznih finansijskih dokumenata obezbeđuje se stalna i potpuna kontrola nad procesom, potpuna sledljivost posla, a u svakom trenutku je poznato mesto i stanje obrade svakog od dokumenata, mnogo pre njihove završne računovodstvene obrade. Svaki račun, ili bilo koji drugi ulazni finansijski dokument se može pronaći za svega nekoliko sekundi.
Ulazni finansijski dokumenti tokom procesa obrade mogu biti pridruženi određenim elektronskim fasciklama/predmetima u kojima su već sadržani ostali dokumenti vezani za konkretan posao (Ugovor, Porudžbina, Zapisnik…)
Do sada smo imali veliki broj uspešnih implementacija procesa upravljanja ulaznom finansijskom dokumentacijom, a za najveći broj je izvršena i integracija sa postojećim ERP rešenjima renomiranih proizvođača među kojima su Microsoft Navision, Pantheon, ABSoft i drugi.
Implementiraje UniDocs DMS i obezbedite:
- Potpunu kontrolu nad procesom prijema, zavođenja, overe i odobravanja ulaznih finansijskih dokumenata
- Elektronsku overu dokumenata sa ili bez elektronskog potpisivanja, koja se pravilima preduzeća prilagođava za samo nekoliko minuta.
- Trenutno pronalaženje svake fakture, bez obzira na fazu obrade i radno mesto na kome se nalazi.
- Automatsko formiranje najrazličitijih izveštaja
- Spojivost i potpunu integraciju sa gotovo svim ERP sistemima.
