Korišćenje sistema za upravljanje dokumentima u poslovnim procesima i organizacijama donosi niz prednosti. Ključne, koje ćemo analizirati u ovom članku, su:
- Smanjenje troškova
- Povećanje produktivnosti
- Sigurnost podataka
- Udaljeni pristup
- Brza pretraga
- Standardizacija procesa
- Odlaganje i čuvanje dokumenata u poslovnom prostoru
Smanjenje troškova se ostvaruje kroz eliminisanje potrebe za višestrukim kopiranjem dokumenata kako bi isti bio dostupan svima, eliminasanjem potrebe za distribucijom papirnih dokumenata od službe do službe, smanjenjem grešaka u radu, eliminisanjem mogućnosti da se dokument zagubi u poslovnom procesu i još puno toga.
Produktivnost zaposlenih postaje veća jer se vreme više ne troši na potragu za dokumentima koji, nakon implementacije UniDocs sistema za upravljanje dokumentima, postaju dostupni na klik. Razmena dokumenata je daleko brža pa se procesi obrade višestruko skraćuju korišćenjem UniDocs DMS rešenja.
Sigurnost podataka se diže na potpuno novi i viši nivo, kako u smislu zaštite osetljivih podataka tako i u smislu zaštite kompletne dokumentacije koja je bekapovana i zaštićena od hazarda. Svaki korisnik UniDocs sistema ima jasno definisana prava i dozvole na dokumente i podatke, tako da se ne može desiti situacija neovlašćenog pristupa istim.
Daljinski pristup podacima dodatno olakšava rad i povećava produktivnost. Kolaboracija postaje jednostavna i više nije bitno da li ste fizički u kancelariji, da li uz sebe imate računar ili samo mobilni telefon – dokumenti su vam uvek dostupni.
Nekada je pretraga dokumentacije po registratorima bio standard. Danas brza pretraga u UniDocs-u omogućava da se svaki dokument pronađe jednim klikom. Dovoljno je da znate jedan pojam sa dokumenta koji tražite i rezultat pretrage vam je istog trenutka dostupan.
Standardizacija procesa dovodi do toga da su dokumenti struktuirani, povezani i upotrebljivi. Nad takvim dokumentima i procesima se brže i lakše radi i izveštava.
Registratore sa dokumenatima koje čuvate u svom poslovnom prostoru kako bi vam uvek bili „pri ruci“ su sada prošlost. Sva dokumentacija je u digitalnom formatu (nastala skeniranjem papirnih i uvoženjem/ kreiranjem elektronskih dokumenata), čuva se beskonačno u DMS sistemu, bez potrebe za odlaganjem i čuvanjem u vašim poslovnim prostorijama.
Sistem za upravljanje dokumentima se može implementirati u svakoj kompaniji ili organizaciji bez obira na veličinu ili delatnost, a naš tim će vam rado pomoći da ostvarite sve benefite koje ovaj sistem donosi.
