Drugi članak našeg direktora razvoja Borisa Damjanovića na temu eFaktura. Prvi možete pročitati na linku.
Jedna od, do sada najčešćih primena sistema UniDocs Upravljanje računima (UR) je podsistem Upravljanje ulaznim računima. Ovaj podsistem omogućuje precizno i efikasno evidentiranje i obradu ulaznih računa, odobrenja, zaduženja, avansnih računa i predračuna, njihovu višestruku overu i predaju u platni promet, odnosno računovodstvo.
Zbog uvođenja sistema za razmenu elektronskih faktura u Poreskoj upravi Srbije (eFaktura) UniDocs UR smo morali smo da prilagodimo ovim novim zahtevima. Prepoznali smo da pored obaveza koje donosi preduzećima, primena sistema eFaktura donosi i priliku za značajno unapređenje internih poslovnih procesa, pa smo zato pristupili razvoju potpuno nove generacije sistema.
Tako, UniDocs UR druge generacije suštinski integriše sistema eFaktura sa informacionim sistemom preduzeća, automatizaciju procesa dovodi na potpuno novi nivo i suštinski podržava sve aktivnosti koje eFaktura zahteva.
Uvođenje elektronskih finansijskih dokumenata u poslovanje značajno utiče i na procese, način formiranja i rad sa izlaznim računima i ostalim izlaznim finansijskim dokumentima. Razvojem nove generacija UniDocs UR rešenja integrisanih sa SEF obuhvaćene su i sve funkcionalnosti i aktivnosti, neophodne za usklađivanje sa sistemom eFaktura.
Razvojem UniDocs UR, gen. 2 svim postojećim korisnicima našeg sistema, ali i onima koji se tek odlučuju za rešenje omogućujemo da svoje poslovanje učine znatno efikasnijim i ostvare sve uštede i prednosti koje sistem eFaktura potencijalno obezbeđuje.
Arhitektura rešenja
Upravljanje računima u okruženju UniDocs je prošireno skupom novih softverskih servisa koji obezbeđuju integraciju sa Sistemom elektronskih faktura (SEF) Centralnog posrednika, odnosno Poreske uprave Srbije.
Slika 1. - Osnovna arhitektura UBB servisa za eFakture
Sistemu UniDocs Upravljanje računima je proširen novim softverskim servisima (slika 1), pa po prvi sadrži robote koji obavljaju poslove koje su do sada radili ljudi. Novi softverski servisi su: UBB Web servis eFaktura, UBB Servis Ulazni i UBB Servis Izlazni.
U nastavku je dat pregled osnovne namene i funkcionalnost navedenih softverskih servisa.
Web servis eFaktura
- dvosmerna komunikacija sa servisom Centralnog posrednika (SEF),
- prijem ulaznih i slanje izlaznih finansijskih dokumenata,
- prijem i slanje svih notifikacija, i
- prijem svih promena statusa pojedinačnih finansijskih dokumenata.
UBB Servis Ulazni
- obrada ulaznih finansijskih dokumenata i upisivanje u UBB/UniDocs bazu podataka,
- ažurira šifarnike nedostajućim podacima (partneri, artikli, jedinice mere, stope, itd.),
- pokretanje poslovnog procesa sa finansijskim dokumentom,
- inicira Web servis eFaktura da primi ulazni finansijski dokument, i
- u UBB/UniDocs bazu upisuje promene statusa ulaznih dokumenta (prihvatanje, odbijanje, ...)
UBB Servis Izlazni
- priprema izlaznih finansijskih dokumenata i slanje Web servisu eFaktura na osnovu zahteva iz UBB,
- upis promena statusa izlaznih dokumenta (prihvatanje, odbijanje, ...) na osnovu primljene promene statusa iz SEP preko Web servisa eFaktura u UBB/UniDocs bazu podataka
Pored osnovne namene, da primaju i raspakuju ulazne, odnosno pakuju i šalju izlazne finansijske dokumente, softverski servisi obavljaju i dodatne poslove među kojima je dodavanje partnera, artikala, jedinica mera i ostalih podataka u šifarnike informacionog sistema. Svaki put kada se na ulaznom računu pojavi novi partner, artikal, ili jedinica mere, servisi će potrebne podatke automatski dodati u šifarnike.
Ovo značajno olakšava i ubrzava proces obrade ulaznih računa, jer se time izbegavaju slučajevi kod kojih se zbog nedostatka podataka u šifarniku proces zaustavlja, usporava i nepotrebno produžava, angažujući više ljudi odjednom. Smanjenjem učešća ljudskog rada se ostvaruju značajne uštede i povećava brzina obrade i tačnost podataka.
Ovim skupom funkcionalnosti UniDocs UR druge generacije roboti automatski razmenjuju finansijske dokumente, unose podatke u bazu i pripremaju sve što je potrebno za dalju automatizaciju procesa u domenu upravljanja zalihama i sredstvima.
Upravljanje ulaznim računima – gen. 2
UniDocs Upravljanje Ulaznim Računima (UUR) je podsistem koji omogućuje precizno i efikasno evidentiranje i obradu ulaznih računa i ostalih srodnih dokumenata, njihovu višestruku overu, i pripremu za slanje u platni promet, odnosno računovodstvo.
Da bi ovaj podsistem na odgovarajući način mogao da podrži sistem eFaktura, on je značajno proširen, uvedena je podrška novim tipovima aktivnosti, a automatizacija procesa dovedena na znatno viši nivo.
Nova generacija garantuje znatno veću efikasnost procesa, tačnost podataka i ostvarivanje ušteda i prednosti koje sistem eFaktura potencijalno obezbeđuje.
Formalno prihvatanje računa i posledice ove aktivnosti
Sistem eFaktura u poslovne sisteme firmi uvodi i potpuno novu formalnu aktivnost prihvatanja ili odbijanja ulaznih računa dobijenih kao elektronske fakture. Poseban značaj ovoj aktivnosti daje činjenica da tek nakon formalnog prihvatanja ulaznog računa, isti treba da se evidentira u Knjizi ulaznih računa primaoca, a iznos njegovog PDV-a uvrsti u odbitni PDV za period. Sa druge strane tek kada izdavalac računa dobije informaciju da je račun prihvaćen od strane primaoca, on treba da ga evidentira u Knjizi izlaznih računa, a njegov PDV uvrsti u sopstvenu obavezu za period.
Dakle radi se o aktivnosti za koju odgovarajuća osoba u firmi treba da dobije nadležnost i odgovornost. Čitav proces se sprovodi kroz informacioni sistem, pa ova aktivnost mora biti podržana odgovarajućim funkcionalnostima. Neophodno je da informacioni sistem omogući da se prihvatanje ili odbijanje izvede kroz odgovarajući korisnički interfejs. Pravo za obavljanje ove funkcije informacioni sistem mora kontrolisati posebnim dozvolama, a svako njeno korišćenje mora biti zabeleženo u istoriji događaja radi obezbeđivanja sledljivosti u sistemu.
Zbog toga je UniDocs inteligentnom dokumentu ulazne fakture dodata funkcionalnost prihvatanja ili odbijanja, koja je dostupna samo korisnicima kojima je dodeljena dozvola za njeno obavljanje.
Slika 2 – Tasteri za prihvatanje i odbijanje računa na poznatoj formi inteligentnog dokumenta
Informacija o prihvatanju ili odbijanju računa se putem servisa odmah šalje Centralnom posredniku i pošiljaocu fakture.
U skladu sa odlukom o prihvatanju ili odbijanju, informacioni sistem automatski ažurira odgovarajuće evidencije i pokreću odgovarajuće operacije sa dokumentom.
Stavke ulazne elektronske fakture – mogućnosti dalje automatizacije
Do sada, kada su računi dolazili u papirnom, ili nestruktuiranom elektronskom obliku pojedinačne stavke nisu ni bile unošene prilikom njihovog prijema i obrade. Proces se ograničavao na obradu ukupne sume, iznosa PDV i podataka sa zaglavlja dokumenta. Dobijanje računa od novog poslovnog partnera je podrazumevalo da se partner prethodno unese u šifarnik, pa tek nakon toga obavi obrada računa.
Pojavom sistema eFaktura pored prethodno pomenutih, u struktuiranom obliku, pogodnom za preciznu i brzu obradi softverskim servisom (robotom) dolaze i kompletni podaci o pojedinačnim stavkama računa. Ovi podaci obuhvataju šifru, naziv artikla ili usluge, jediničnu cenu, jedinicu mere, količinu, ukupnu cenu stavke, i iznos PDV za stavku. To softverskom servisu omogućuje da bez ikakvog učešća korisnika sve podatke obradi, unese u bazu podataka. Ukoliko nekog od podataka sa ulaznog računa nema u evidenciji poslovnih partnera (dobavljača) i šifarnicima artikala ili jedinica mera softverski servis može da ih doda potpuno automatski i time uštedi dodatno vreme i ljudski rad.
Sve ovo smo ugradili u UniDocs Upravljanje Ulaznim Računima i obezbedili da svaki elektronski finansijski dokument bude evidentiran i obrađen potpuno automatski, te da njihov prvi obrađivač otvori formu inteligentnog dokumenta sa tačno i potpuno popunjenim podacima i ažuriranim šifarnicima (slika 2).
Uz to forma UniDocs inteligentno dokumenta ulaznog računa nove generacije sadrži i detaljne podatke o pojedinačnim stavkama fakture pripremljene za dalju obradu (slika 3).
Slika 3 – Obrada stavki računa sa aspekta mesta troška i vrste stavke
Razvrstavanje troškova koje obezbeđuje tačne i pravovremene analiza efikasnosti poslovanja pojedinih delova firme, projekata ili poslova znatno se olakšava i ubrzava direktnom obradom stavki ulaznih računa. Grešaka i gubitka vremena nema jer se iznosi računaju automatski na samom inteligentnom dokumentu.
Obrada automatski uvezenih pojedinačnih stavki sa njihovim detaljnim podacima obezbeđuje nove mogućnosti automatizacije poslova u domenu upravljanja zalihama i sredstvima, kao i pripremi računovodstvenih promena koje su posledica konkretnog finansijskog dokumenta.
Nova generacija UniDocs UUR obezbeđuje da se svakoj stavci ili komadu/ima u okviru nje dodeli vrsta, što može biti: usluga, roba, materijal, rezervni deo, osnovno sredstvo, inventar, demo oprema, i slično. Na taj način se informacionom sistemu omogućuje da automatski formira prijemnice u magacine, da osnovno sredstvo stavi u pripremu, itd.
Smanjenje potrebnog unosa podataka, koje bez ovih dodatnih funkcionalnosti moraju da obavljaju korisnici informacionog sistema, obezbeđuje znatne uštede u vremenu i količini ljudskog rada. Pored toga greške koje mogu nastati se svode na najmanju moguću meru.
Upravljanje izlaznim računima – gen. 2
Na prvi pogled potrebne promene poslovnih procesa u preduzeću vezane za primenu sistema eFaktura na izlazne finansijske dokumenti ne izgledaju komplikovano. Očigledno je da treba obezbediti da se postojeći finansijski dokumenti pretvore u format eFakture i pošalju SEF-u.
Ipak, to nije sve. Slanje elektronskih finansijskih dokumenata mora biti na odgovarajući način kontrolisano, uz obezbeđivanje informacija o tome kada je i pod kojim uslovima dokument poslat prema SEF i njegovom primaocu.
Ovo može biti rešeno korisničkim interfejsom koji izvršiocu sa odgovarajućim ovlašćenjima omogućuje da račun eksplicitno pošalje (slika 4), ili predefinisanim uslovima koji informacionom servisu pokazuju da elektronski dokument pošalje automatski. U oba slučaja sledljivost mora biti obezbeđena u potpunosti.
Slika 4. – Korisnički interfejs UniDocs UR – gen. 2 inteligentnog dokumenta izlazne fakture
Taster „Slanje e-Fakture“, zaokružen na slici 4 dostupan je samo korisnicima koji imaju dozvolu za njegovo korišćenje, a svaki događaj slanja se beleži u istoriji događaja.
Pored upotrebe prikazanog korisničkog interfejsa UniDocs UR omogućuje i definisanje uslova pod kojima Izlazni servis automatski eFakture šalje prema SEF, na primer ako je popunjen jedan ili više atributa overe, ili ako je ispunjen neki drugi prethodno definisan jednoznačan uslov.
Dodatno, informacioni sistem preko SEF i UBB Ulaznog servisa dobija informaciju da li je primalac fakturu prihvatio ili odbio. Ovaj podatak je vidljiv ovlašćenim korisnicima. Ujedno, informacioni sistem na osnovu podatka o prihvatanju ili odbijanju pokreće automatsko ažuriranje konkretnih evidencija, kao što je Knjiga izlaznih računa, PDV evidencije, i sprovodi odgovarajuće operacije sa elektronskim izlaznim finansijskog dokumentom.
Opšte osobine UniDocs UR (upravljanje računima) – gen. 2
UniDocs UR gen. 2 je razvijen tako da omogući rad u prelaznom režimu, kada se elektronski finansijski dokumenti sistema eFaktura i dalje mešaju sa tradicionalnim, izdatim pre obaveznosti primene zakona.
Pored toga UniDocs UR podržava i sve što proističe iz mogućnosti poništavanja i storniranja elektronskih finansijskih dokumenta, kako je definisano u okviru sistema eFaktura i omogućuje odgovarajuće automatsko ažuriranje svih podataka u skladu sa ovim promenama statusa ranije evidentiranih dokumenata.
Integracija sa drugim sistemima
Naravno, mislili smo i na postojeće i nove korisnike sistema UniDocs Upravljanje Računima koji pored njega koriste i neki ERP ili računovodstveni sistem i već poseduju ili tek planiraju da implementiraju integraciju između njih.
Slika 5. – Integracija sa drugim ERP sistemima
S tim u vezi obezbeđujemo odgovarajuća proširenja integracionih servisa, neophodna za ostvarivanje protoka podataka eFakture po čitavoj dubini, sve do ERP ili računovodstvenog sistema koji firma koristi.
Integracioni servisi UBB – SEF koji su na slici 5 zaokruženi mogu biti korišćeni i zajedno sa informacionim sistemima koji u sebi sadrže korisničke interfejse i funkcionalnosti neophodne za sprovođenje aktivnosti sa elektronskim finansijskim dokumentima, pa upotreba UniDocs UR inteligentnih dokumenata u tom slučaju nije neophodna.
Kako pristupiti uvođenju eFakture u poslovni sistem
Nove vrste aktivnosti koje eFaktura uvodi u poslovne procese preduzeća, kao i procesi koje one okidaju su svakako univerzalni. Ipak, poslovni procesi obrade ulaznih i izlaznih finansijskih dokumenata (kreiranje, kontrola, višestruka overa, itd.) i tokovi dokumenata se razlikuju od firme do firme. Osim toga, još pre novog zakona i uvođenja elektronskih finansijskih dokumenata u preduzećima rade različiti, međusobno povezani informacioni podsistemi.
Da bi se podrška sistemu eFaktura uvela na optimalan način, ostvarile uštede u vremenu, novcu i ljudskom radu, a sistem učinio efikasnijim i preciznijim neophodno je prethodno napraviti analizu i jasan plan koji uvažava sve specifično konkretne firme.
Neophodno je nova ovlašćenja i aktivnosti (odobravanje/odbijanje računa, slanje elektronskih finansijskih dokumenata) pravilno uklopiti u postojeće poslovne procese preduzeća, pomiriti ih sa postojećim kontrolama i overama, uz poštovanje specifičnosti konkretnog poslovnog sistema.
Pravi način da se izbegnu sve zamke je analiza i izrada dokumentacije po PMI PBA (Project Management Institute – Professional Business Analyst) metodologiji i principima. Projekat mora sadržati jasan plan reinženjeringa poslovnih procesa, kompletnu specifikaciju prilagođavanja svih modula informacionog sistema, posebno integracionih komponenti i servisa.
Princip delegiranja ovlašćenja za obavljanje novih aktivnosti konkretnim radnim mestima mora biti jasno definisan.
Plan reinženjeringa sistema mora biti optimizovan, kako sa aspekta mogućnosti njegove realizacije u konkretnom poslovnom okruženju, odnosa cene i performanse, kao i svih ostalih ciljeva koji se postave na početku projekta.
Sve vreme mora se voditi računa o informacionoj bezbednosti, kako bi se izbegle sve zamke stihijskog i brzopletog uvođenja softverskih servisa i modula koji ostvaruju komunikaciju sa eksternim informacionim rešenjima.
Dakle, kvalitetno softversko rešenje je svakako preduslov za ostvarivanje ušteda i povećanje efikasnosti, ali je njegovo precizno specificirano i planirano uvođenje podjednako važno za konačan uspeh i ostvarenje željenih ciljeva.
Stručnim tim OSA Računarski inženjering je na osnovu dosadašnjeg bogatog iskustva na brojnim projektima u ovoj oblasti i uvođenja opisanih rešenja u sopstveni poslovni sistem opšte principe BA (Business Analysis) primenio na oblast automatizacije pri uvođenju eFakture. Ova činjenica garantuje da će UniDocs UR, druge generacije biti implementiran uspešno i kvalitetno u svaki poslovni sistem, odnosno preduzeće, ali je važno da se sam BA projekat sprovede kao poseban posao i da mu interni tim, zajedno sa konsultantima posveti neophodnu pažnja.
